Es graut jedem davor, den PC anzustellen, weil man sich im Grunde nicht erklären kann, dass ein Computer ohne zu murren so viele E-Mails im Posteingang behalten kann. Wenigsten schlecht sollte es der Kiste bei so viel Unverdautem doch werden – schließlich ist geteiltes Leid ja auch halbes Leid! So, oder so ähnlich geht es vielen Unternehmern, die sich von dem Fluss an einkommenden E-Mails überwältigen lassen. Dabei gibt es ein paar ganz einfache Tricks, wie im Postfach Ordnung gehalten werden kann und durch strukturiertes und organisiertes Arbeiten wertvolle Zeit gewonnen wird. Tipps gibt es viele – hier sind schon mal die ersten drei:
So paradox es klingt, aber um Zeit zu gewinnen, sollten man sich Zeit nehmen! Der E-Mail Eingang darf nicht die Macht über den Arbeitsrhythmus gewinnen. Angefangene Arbeit soll konzentriert beendet werden und neue Mails dürfen dabei nicht aus dem Rhythmus bringen. Gut funktioniert sich feste Zeiten zusetzen, an denen die E-Mails an der Reihe sind! Optische und akustische Signale, die den Eingang einer neuen Mail verkündigen, gehören abgestellt.
Sobald die Mails bearbeitet werden, sollte man konsequent dran bleiben. Jede geöffnete Mail wirklich auch bearbeiten und danach in einen spezifizierten Ordner ablegen. Somit muss man sich nicht zigmal in denselben Sachverhalt hineindenken und arbeitet dadurch wesentlich effizienter!
Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen! Das mag für den Hobbykeller ja OK sein, doch gilt dies mitnichten für die Geschäftskorrespondenz! Bereits gelesene Mails müssen aus dem Posteingang verschwinden, die Briefe, die noch der Postbote bringt werden ja auch nicht gelesen und wieder in den Postkasten gelegt. Kann es nicht sofort erledigt werden, sollte es entsprechend abgelegt werden. Ein Ordnersystem mit beispielsweise Ordnern für Anfragen, Gebucht, Bestellungen, usw. ist hier sehr hilfreich. Hier können die Mails eingeordnet und bei Bedarf schnell wieder gefunden werden.
