Computer erleichtern tagtäglich unser Leben. Sei es zur Verwaltung von Buchungsdaten, zum Schreiben der Korrespondenz oder zur Recherche im Internet – die Einsatzmöglichkeiten sind umfangreich. Dabei haben sich verschiedene Programme für den Büroalltag besonders bewährt. Ohne Word, Excel, PowerPoint oder Outlook lassen sich viele Abläufe im Unternehmen nur noch schwer realisieren. Erfahren Sie, welche dieser Programme Sie für welche Anwendungen benötigen und auf welche Punkte Sie besonders achten sollten.
© Fotolia 57897570 / Andrey Popov
1. Microsoft Word – das Textverarbeitungsprogramm
Microsoft Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, welches zudem verschiedene weitere Möglichkeiten bietet. Neben dem reinen Schreiben und Formatieren von Texten erstellen Sie Tabellen oder fügen Bilder beziehungsweise einen Screenshot ein. Automatische Einstellungen unterstützen Sie bei dem Erstellen von Briefen oder Listen und durch eine Rechtschreibprüfung werden viele Fehler entdeckt. Sie haben hierbei die Auswahl aus unterschiedlichen Spracheinstellungen, sodass Sie beispielsweise eine Überprüfung hinsichtlich der deutschen, italienischen oder englischen Sprache vornehmen können.
Schriftarten, Schriftgrößen und Formatierungen
Um die Texte ansprechend zu gestalten, können Sie sich für eine Schriftart, eine Schriftfarbe und eine Schriftgröße entscheiden. Oberhalb des Eingabefeldes finden Sie hierfür verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Sie können die Einstellungen entweder im Vorfeld tätigen oder den bereits erstellen Text markieren und im Nachhinein formatieren. Setzen Sie Überschriften in Fettschrift, heben Sie wichtige Informationen optisch hervor oder wählen Sie für Einladungen eine besonders schöne Schrift aus.
Die Einsatzmöglichkeiten von Word
Mit Word fertigen Sie Briefe an Kunden und Geschäftspartner an. Zudem erstellen Sie Vorlagen für Einladungen und Werbematerial. Auch Rechnungen können über Word realisiert werden. Besonders praktisch ist das Einfügen von anderen Dateien. Dadurch integrieren Sie Ihr Logo, eine Tabelle oder Fotos. Ebenso werden selbst erstellte Grafiken eingebunden. Haben Sie eine Worddatei erstellt, dann können Sie diese in eine PDF-Datei transformieren. Der entsprechende Menüpunkt findet sich in der Regel unter dem Reiter „Datei“ in der oberen linken Ecke.
Der Umgang mit den erstellten Word-Dateien
Word-Dateien können Sie beispielsweise auf Ihrem Computer speichern und später beliebig oft lesen und abändern. Zudem sind das Ausdrucken und das Versenden als E-Mail-Anhang möglich. Wichtig ist die Vergabe des Dateinamens. Dieser muss den Inhalt widerspiegeln, sodass Sie auf einen Blick erkennen, um welche Datei es sich handelt. Legen Sie die Word-Dokumente außerdem in Ordnern ab, wodurch eine Sortierung nach Bereichen möglich ist. Ordner wiederum können Unterordner enthalten.
2. Microsoft Excel – Tabellenverarbeitung einfach gestaltet
Microsoft Excel ist ein Tabellenverarbeitungsprogramm, das sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich viele Einsatzmöglichkeiten bieten. Sie können Daten übersichtlich auflisten, verarbeiten und sich die Auswertung grafisch darstellen lassen. Dadurch erstellen Sie Fahrtenbücher, Kalender, Zeitpläne und vieles mehr. Durch verschiedene Formate der einzelnen Zellen tragen Sie nicht nur Zahlen sondern auch Uhrzeiten und Datumsangaben ein. Die einzelnen Positionen können miteinander verrechnet werden, sodass Sie mit Hilfe von Excel beispielsweise eine Auswertung und Analyse der Umsatzzahlen erstellen können. Einmal angelegt, ist die Verwaltung und Nutzung der Excel-Datei einfach und schnell realisiert.
Die Nutzung von Microsoft Excel
Wenn Sie eine neue Tabelle öffnen, dann ist diese in Zeilen und Spalten unterteilt. Die so entstehenden Felder tragen Bezeichnungen wie beispielsweise B4. „B“ repräsentiert die zweite Spalte, „4“ die vierte Zeile. Dadurch kann jedes Feld einzeln angesteuert werden. Innerhalb einer Datei stehen Ihnen zudem mehrere Tabellen zur Verfügung, welche Sie unterhalb der jeweils angezeigten Tabelle auswählen können. Die einzelnen Tabellen können einen individuellen Namen erhalten, standardmäßig tragen Sie die Bezeichnungen „Tabelle 1“, „Tabelle2“ usw. Durch einen Klick auf die rechte Maustaste öffnet sich eine Liste, in welcher auch ein Unterpunkt zum Umbenennen der Tabellen vorhanden ist.
Ein kleiner Einstieg
Wenn Sie in die einzelnen Felder klicken, dann können Sie hier im Anschluss die gewünschten Daten eintragen. Dabei kann es sich um Wörter, Zahlen, Abkürzungen oder andere Informationen handeln. Sie erstellen klassische Tabellen, mit dem Vorteil, dass sich diese auswerten lassen. Haben Sie Tabelle angelegt, dann stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Sie haben prinzipiell die Möglichkeit, die Eingabezeile oberhalb der Tabelle zu verwenden oder eine vorprogrammierte Funktion einzusetzen. So finden Sie beispielsweise Befehle zum Addieren von einzelnen Werten oder zum Bilden von Mittelwerten. Durch die Verwendung der vorgegebenen Funktionen benötigen zum Nutzen von Excel keine Programmierkenntnisse. Auch bedingte Anweisungen lassen sich mit ein wenig Übung spielend leicht umsetzen.
Grafische Auswertungen sorgen für Übersichtlichkeit
Nachdem Sie Tabellen angelegt haben, können Sie sich die Ergebnisse und die Daten grafisch aufbereiten lassen. Stellen Sie Geschäftsdaten in einem Kreisdiagram, in einem Säulendiagramm oder in einem Verlaufsdiagram dar. Dadurch erkennen Sie Entwicklungen, Verhältnisse und andere Besonderheiten. Mit Hilfe von Excel können Sie unter anderem folgende Fragen beantworten:
- Wie entwickeln sich meine Umsatzzahlen im Laufe eines Jahres?
- Welche Gästegruppen erbringen welchen Umsatz im Hotel?
- In welchem Verhältnis stehen meine Einnahmen zu meinen Ausgaben?
3. Microsoft PowerPoint – Präsentationen ansprechend gestalten
PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, Präsentationen ansprechend und mit einem geringen Aufwand zu realisieren. Sie arbeiten mit einzelnen „Folien“, die Namensgebung ist an die klassischen Folien bei Präsentationen mit einem Beamer angelehnt. Sie beschriften die Folien mit Texten, fügen Bilder oder Tabellen ein und können zudem kleine Animationen integrieren. Dabei handelt sich beispielsweise um einen schrittweisen Aufbau der Folie bei der Präsentation. Dadurch können Sie auf einzelne Punkte eingehen bevor das nächste Element folgt oder Sachverhalte verdeutlichen.
Die Einsatzmöglichkeiten für PowerPoint
PowerPoint kommt beispielsweise bei einem betriebsinternen Treffen zum Einsatz. Sie können Ihren Angestellten verschiedene Entwicklungen und Pläne präsentieren. Sind Sie auf der Suche nach einem Geschäftspartner oder einem Investor, dann präsentieren Sie diesem die Entwicklung und das Potential Ihres Unternehmens. Auch Werbemaßnahmen lassen sich durch eine PowerPoint-Präsentation den Geschäftspartnern ansprechend darstellen.
Der Umgang mit PowerPoint
Im Prinzip beschriften Sie die Folien wie von einem Textverarbeitungsprogramm gewohnt. Sie können Aufzählungszeichen integrieren, verschiedene Schriftfarben auswählen und Bilder einfügen. Besonderheiten finden sich unter anderem in den einzelnen Textfeldern, wie bei der Seitenüberschrift. Auf der linken Seite ist eine Liste angeordnet, durch welche Sie eine Übersicht über die bereits erstellten Folien erhalten. Sie können hier navigieren und zu den einzelnen Folien gelangen.
4. Outlook – E-Mails und Kontakte verwalten
Outlook setzen Sie häufig als E-Mail-Programm ein. Sie können E-Mails empfangen, speichern und schreiben. E-Mails gehören zum Arbeitsalltag dazu, sodass eine Beschäftigung mit der Wahl des E-Mail-Programms unerlässlich ist. Gleichzeitig müssen Sie auf den Schutz achten, sodass Hacker keinen Angriffspunkt erhalten. Die Besonderheit an Outlook liegt in dem großen Funktionsumfang. So können Sie E-Mail-Adressen als neue Kontakte speichern und später schnell und unkompliziert aufrufen und nutzen. Dies ist im Arbeitsalltag nützlich und reduziert den Zeitbedarf. Zudem stehen Ihnen eine Notizfunktion, ein Kalender und eine Aufgabenverwaltung zur Verfügung.
Zu guter Letzt
Durch den Einsatz von Computer-Programmen vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag. Sie erstellen Dokumente, Listen, Tabellen und Präsentationen. Zudem verwalten Sie Daten sorgen für eine übersichtliche Organisation auf dem PC. Die aufgeführten Programme bieten vielfältige Möglichkeiten, welche Sie zu Beginn nicht alle nutzen müssen. Sie können sich schrittweise vorarbeiten und immer neue Funktionen in den Arbeitsalltag integrieren.
Welche Programme sind in Ihrem Unternehmen besonders wichtig und für welche Einsatzgebiete verwenden Sie die Software? Über eine kleine Nachricht freuen wir uns, ebenso wie über eine Kontaktaufnahme.
