Sicherheit im Büroalltag betrifft viele verschiedene Punkte, von der Sicherheit am Computer bis hin zum Schutz Ihrer Geschäftsräume und Unterlagen. Es lauern verschiedene Gefahren, wie Viren, Systemausfälle oder Datenverlust. Mit einigen Tricks lässt sich dies vermeiden und das Büro ist bestens geschützt. Erfahren Sie, auf welche Punkte Sie im Büro achten müssen und wie Sie Ihr Eigentum und Ihre Daten schützen können.
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1. Die Datensicherung – Ihre Geschäftsdaten effektiv schützen
Die meisten Daten liegen heutzutage in digitalisierter Form auf dem PC vor. Ob Gästedaten, Umsatzzahlen, Entwürfe für Werbeaktionen oder die Korrespondenz mit Geschäftspartnern, ein Verlust dieser Daten ist mit weitreichenden Folgen verbunden. Datenverluste entstehen aus den unterschiedlichsten Gründen. Es kann sich um Schäden an der Hardware, Viren oder Systemfehler handeln. Oftmals ist die Wiederbeschaffung schwierig bis nahezu unmöglich.
Die Lösung – das Backup
Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, ist ein regelmäßig durchgeführtes Backup wichtig. Hierbei werden die Dateien auf ein externes Medium, wie eine DVD gespielt und sind daher doppelt aufgezeichnet. Beschriften Sie die DVD mit dem aktuellen Datum und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf. Sollte es zu einem Datenverlust kommen, dann haben Sie eine Kopie zur Hand und können die Dateien wieder aufspielen. Damit diese Kopie möglichst aktuell ist, muss in festen Intervallen ein neues Backup angefertigt werden.
Das Vorgehen bei der Datensicherung
Viele Virenschutzprogramme verfügen über eine integrierte Backup-Funktion. Wenn Sie das Menü im Anti-Viren-Programm öffnen, dann ist dort vielfach ein entsprechender Menüpunkt vorhanden. In Abhängigkeit von der Größe der zu speichernden Daten können eine oder mehrere DVDs zur Speicherung notwendig sein oder Sie verwenden eine externe Festplatte. Durch die Erinnerungsfunktion des Virenprogramms können Sie sich in festen Intervallen über die Notwendigkeit einer erneuten Datensicherung informieren lassen.
2. Viren und Trojaner zuverlässig abwehren
Viren, Trojaner und andere Schadprogramme lauern an vielen Stellen. Sie werden durch das Öffnen von Internetseiten, durch einen Download oder auch per E-Mail übertragen. Die Ziele sind unter anderen das Ausspionieren von Daten und die Schädigung Ihres Computers. Durch ein Anti-Viren-Programm werden die meisten der Schadprogramme erkannt und die Sicherheit erhöht sich deutlich. Da allerdings auch die Hacker immer neue Vorgehensweise entwickeln, müssen Sie auf die Aktualität Ihres Programmes achten. Durch regelmäßige Updates wird dieses aktualisiert und der Schutz bleibt erhalten. Sie haben bei den Virenschutzprogrammen verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Dieses arbeitet in der Regel stets im Hintergrund und überwacht dadurch alle Aktivitäten, welche Sie im Internet ausführen. Sollten Sie auf eine verdächtige Seite geraten, erhalten Sie eine Warnung. Zudem empfiehlt sich ein regelmäßiger Systemcheck, um potentielle Gefahren zu erkennen. Durch entsprechende Einstellungen können Sie in festen Zeitabständen an den Systemcheck erinnern lassen.
3. Externe Festplatten, USB-Sticks und Co. – sie bergen Gefahren
Schadprogramme wie Viren und Trojaner können auch über USB-Sticks oder externe Festplatten übertragen werden. Bringen beispielsweise Ihre Mitarbeiter eigene Datenträger mit und verbinden diese mit den Firmen-PCs, dann kann es zur unbeabsichtigten Übertragung von Schadprogrammen kommen. Daher sollten Sie nur geprüfte Datenträger verwenden und durch ein Virenprogramm zusätzliche Sicherheit erlangen.
4. Notfallpläne – auf den Ernstfall gut vorbereitet
Notfallpläne geben Richtlinien für das Verhalten bei Notfällen vor. Ermitteln Sie mögliche Ereignisse und erarbeiten Sie für diese Fälle einen genauen Vorgangsplan. Dadurch haben Sie in diesen Situationen eine Anleitung zum weiteren Ablauf zur Hand und können die richtigen Maßnahmen ergreifen. Wichtig ist, die Pläne allen Berechtigten zur Verfügung zu stellen, damit jeder weiß, wie er sich in diesen Fällen verhalten muss. Bei den Notfallplänen kann es sich sowohl um Anleitungen bei einem Systemausfall als auch um Ereignisse im Hotel oder im Unternehmen handeln.
5. Passwörter – sie sind häufig ein Sicherheitsrisiko
Passwörter dienen der Zugriffskontrolle. Sie legen Passwörter für Ihre E-Mail, verschiedene Accounts und den Zugriff auf den PC an. Doch häufig ist die Sicherheit nicht gewährleistet, da die gewählten Passwörter nicht sicher genug sind. Hacker haben verschiedene Methoden entwickelt, um sich Zugang zum Account zu verschaffen. Wenn Sie sich ein Passwort auswählen, dann sollte dieses aus zufällig zusammen gestellten Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Nicht geeignet sich Wörter, Geburtsdaten oder andere leicht zu erratende Kombinationen. Bei der Auswahl gelten folgende Minimalanforderungen:
- Passwörter müssen möglichst lang sein
- keine Geburtstage oder Kombinationen mit einem persönlichen Bezug auswählen
- Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen verwenden
- eine zufällige Kombination aussuchen, die keine Wörter darstellt
- Passwort nicht notieren oder anderen Personen mitteilen
6. Systemausfälle – wenn nichts mehr läuft
Systemausfällen können unterschiedliche Folgen haben, im schlimmsten Fall sind die Betriebsabläufe gestört. Computer werden beispielsweise zur Verwaltung der Buchungen oder zur Kommunikation per E-Mail eingesetzt. Um die Systeme schnellstmöglich wieder einsatzfähig zu machen, müssen Sie auch für diese Fälle einen Notfallplan erarbeiten. Legen Sie in jedem Fall eine Telefonnummer bereit, unter welcher Sie einen Computerexperten erreichen können. Bei Systemausfällen ist es zudem wichtig, Alternativen bereit zu haben. So müssen in einem Hotel beispielsweise die Gästeaufnahme und die Abreise der Gäste auch ohne die Computer für eine gewisse Zeit organisiert werden. Das entsprechende Vorgehen sollte im Vorfeld schriftlich fixiert werden.
7. Die Geschäftsräume und die Unterlagen schützen
Sicherheit ist nicht nur im Bereich der Computer wichtig. Auch die Geschäftsräume und alle Dokumente müssen geschützt werden. Schäden oder ein Verlust müssen nicht immer mutwillig geschehen, es kann sich auch um Versehen oder einen Unfall handeln. Als erstes müssen Sie sicher stellen, dass alle wichtigen Dokumente an einem geschützten Ort aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich, die entsprechenden Schränke oder Boxen abzuschließen. Um die richtigen Unterlagen im Bedarfsfall stets griffbereit zu haben, müssen diese sortiert und übersichtlich aufbewahrt werden. Durch eine Zutrittskontrolle zum Büro erhalten nur berechtigte Mitarbeiter Zutritt, Gäste sollten nur in Ihrer oder der Begleitung von zuverlässigen Mitarbeitern die Büros betreten.
Die Gebäude gegen Einbruch schützen
Ein guter Einbruchsschutz ist schon alleine wegen der abschreckenden Wirkung von Vorteil. Potentielle Einbrecher lassen oftmals von ihrem Vorhaben ab, wenn Sie befürchten erwischt werden zu können. Daher ist es wichtig, verschiedene Sicherheitssysteme einzurichten. Diese können zentral gesteuert und daher koordiniert werden. Videokameras halten alle Vorgänge als Bildmaterial fest und dienen daher gleichzeitig als Beweismaterial. Alarmanlagen werden durch Bewegungsmelder oder durch das gewaltsame Öffnen von Fenstern oder Türen aktiv.
Videokameras – sie sind in vielen Bereichen von Vorteil
Videokameras können entweder nur in der Nacht oder auch am Tage eingesetzt werden. Sie lassen sich mit einem Bewegungsmelder kombinieren und schalten sich nur ein, wenn eine Person das Büro betrifft oder in einen anderen geschützten Bereich vordringt. Moderne Systeme können so eingestellt werden, dass in diesem Fall parallel eine Benachrichtigung auf Ihr Smartphone gesendet wird.
Bewegungsmelder – sie bieten Ihnen und Ihren Gästen Sicherheit
Bewegungsmelder erfüllen gleich mehrere Funktionen. Mit der Außenbeleuchtung kombiniert, aktivieren sie in der Nacht das Licht. Sollten Gäste spät nach Hause kommen oder am Abend noch einen Spaziergang unternehmen, dann ist das automatische Einschalten des Lichtes von Vorteil. Gleichzeitig sparen Sie Stromkosten, da die Beleuchtung nur dann angeschaltet wird, wenn sie benötigt ist. Wenn Sie möchten, können Sie ein kleines Notlicht unabhängig von der großen Beleuchtung angeschaltet lassen. Auf der anderen Seite wird die Gefahr von Einbrüchen und Überfällen gesenkt, da das angehende Licht abschreckend wirkt.
Alarmanlagen – die Möglichkeiten sind umfangreich
Haben Sie in Ihrem Büro beispielsweise eine Kasse in der Sie Bargeld aufbewahren, dann können Sie diese durch eine Alarmanlage absichern. Das Alarmsystem kann mit einem Bewegungsmelder in Büro kombiniert werden und am Abend, nach dem Verlassen der Räumlichkeiten, aktiviert werden. Auch eine Kombination mit der Tür oder den Fenstern ist möglich. Finden hieran in der Nacht Öffnungsversuche statt, wird die Alarmanlage aktiviert. Diese kann ein akustisches oder ein optisches Signal aussenden. Auch eine automatische Benachrichtigung über Ihr Handy ist möglich. Gleichzeitig kann sich eine Videokamera einschalten und die Einbrecher aufzeichnen.
8. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter
Wenn Sie alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen geplant haben, dann stehen als nächstes die Umsetzung und die Kontrolle an. Halten Sie die Neuerungen schriftlich fest und reichen Sie die Regeln an Ihre Mitarbeiter weiter. Nur wenn diese über die Sicherheitsvorschriften umfassend informiert sind, können sie diese gezielt umsetzen. In größeren Betrieben können Sie zudem einen Sicherheitsbeauftragten ernennen, welcher die Umsetzung überwacht und den Angestellten für Rückfragen zur Verfügung steht.
9. Sicherheit am Arbeitsplatz – schützen Sie sich und Ihre Mitarbeiter
An jedem Arbeitsplatz finden sich verschiedene Sicherheitsrisiken, welche vermieden werden sollten. Durch geeignete Maßnahmen und Vorschriften schützen Sie sich gegen Unfälle oder Belastungsschäden. Gestalten Sie Arbeitsplätze ergonomisch und sicher, dann reduziert sich das Risiko von Haltungsschäden oder Arbeitsunfällen. Bei der Reinigung von Zimmern kommen zudem verschiedene Reinigungssubstanzen zum Einsatz, welche einen professionellen Umgang erfordern. Weisen Sie daher alle Mitarbeiter gründlich ein und stellen Sie entsprechende Sicherheitsvorschriften auf. In anderen Bereichen ist Schutzkleidung notwendig, wie beispielsweise in der Landwirtschaft. Diese ist in verschiedenen Sicherheitsstufen erhältlich und muss für den jeweiligen Einsatzzweck geeignet sein.
Zu guter Letzt
Der Bereich der Sicherheit umfasst viele verschiedene Maßnahmen. Wählen Sie die Vorkehrungen aus, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. Sicherheitslücken können im Betriebsalltag schwere Folgen haben und im Extremfall die Existenz bedrohen. Daher ist es wichtig, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen und diese in den Alltag zu integrieren.
Wenn Sie weitere Anregungen für Sicherheitsmaßnahmen haben oder uns mitteilen möchten, wie Sie Ihr Hotel beziehungsweise Ihren Betrieb schützen, dann freuen wir uns über eine kurze Mitteilung. Gerne unterstützen wir Sie zudem bei der sicheren Gestaltung Ihrer Webseite.
